Riduzione della dimensione di un file di dati OUTLOOK

Le dimensioni della cassetta postale di Microsoft Office Outlook aumentano a mano a mano che si creano e ricevono elementi. È possibile che, pur eliminando elementi, la dimensione del file di dati non venga ridotta in modo proporzionale alla quantità di dati eliminata. Per gestire la cassetta postale e ridurre la dimensione di un file di dati, sono disponibili numerosi metodi.

Riduzione della dimensione di un file delle cartelle personali (pst)

Se si eliminano gli elementi di un file con estensione pst, il file viene compattato automaticamente in background quando non si utilizza il computer e Outlook è in esecuzione. Se si desidera ridurre immediatamente la dimensione del file, è possibile forzare un'operazione di compattazione. Il processo di compattazione può richiedere alcuni minuti. 1. Scegliere Gestione file di dati dal menu File. 2. Selezionare il file di dati che si desidera compattare e quindi fare clic su Impostazioni. 3. Fare clic su Compatta.

Gestione della dimensione della cassetta postale

Lo strumento Riordino cassetta postale consente di visualizzare la dimensione della cassetta postale e delle singole cartelle. È inoltre possibile archiviare gli elementi meno recenti in un file con estensione pst e svuotare la cartella Posta eliminata. 1. Scegliere Riordino cassetta postale dal menu Strumenti. 2. Eseguire una delle operazioni seguenti:

• Per visualizzare la dimensione totale della cassetta postale e delle singole cartelle in essa contenute, fare clic su Visualizza dimensione cassetta postale.
• Per individuare gli elementi meno recenti, selezionare Trova elementi più vecchi di n giorni, immettere un numero compreso tra 1 e 999 e quindi fare clic su Trova.
• Per individuare gli elementi di grandi dimensioni, selezionare Trova elementi superiori a n KB, immettere un numero compreso tra 1 e 9999 e quindi fare clic su Trova.
• Per spostare gli elementi meno recenti della cassetta postale in un file di archivio delle cartelle personali (pst), fare clic su Archiviazione automatica. La cartella predefinita per i file con estensione pst è c:\Documents and Settings\nome utente\Impostazioni locali\Dati applicazioni\Microsoft\Outlook.
• Per visualizzare la dimensione della cartella Posta eliminata, fare clic su Visualizza dimensione Posta eliminata.
• Per svuotare la cartella Posta eliminata, fare clic su Svuota.

Da tenere sotto controllo quindi e' la dimensione della file di dati delle cartelle personali, cioe' quelle che di solito si chiamano outlook.pst. Purtroppo Outlook ha una sorta di falla nel suo software che fa si che se la dimensione si avvicina ai 2 Giga il programma comincia a non funzionare correttamente e magari mandare 1000 volte la stessa email o non permettere la cancellazione di elementi. Il consiglio quindi e' quello di controllare ogni tanto la dimensione di tali file e di archiviare almeno una volta all'anno. In ogni caso, se vedete il file troppo grosso o avete dubbi, non esitate a contattare l'amministratore di rete della vostra struttura.